رأس معالي الأستاذ الدكتور قطب مصطفى سانو، الأمين العام للمجمع، الاجتماع الأسبوعي المشترك السادس والعشرين للإدارات والأقسام، يوم الاثنين 01 من شهر ذي القعدة لعام 1446هـ الموافق 29 من شهر أبريل لعام 2025م، بمقر الأمانة العامة بجدة.

وفي مستهلّ الاجتماع، رحَّب معاليه بالحضور، مبيّنًا بأن هذا هو الاجتماع الأخير فيما يخص الترتيبات النهائية لانعقاد الدورة السادسة والعشرين، شاكرًا جميع اللجان التي عملتْ على إنجاح الدورة في جميع مراحلها، كما تحدث عن الترتيبات النهائية المتعلقة بانعقاد الدورة، مبشِّرًا بوصول جميع التذاكر والتأشيرات للمشاركين ومنسوبي المجمع، وبوصول الطبعة الأخيرة من كتاب القرارات باللغات الثلاث.

ثم ناقش الاجتماع بنود القرارات الصادرة عن الاجتماع السابق، وصدرت عنه عدّة قرارات جديدة، من أهمّها:

• تأكيد المهامّ الأساسية المُوكَلة إلى المنسوبين المشاركين في الدورة، وتلْبية جميع الأعمال المتعلقة بأعمال الدورة، والتركيز على الوجود المستمر داخل القاعة.
• متابعة جلسات لجان الصياغة من قبل الدكاترة من منسوبي المجمع.
• أن يتولى رئيس قسم الترجمة أعمال الترجمة لأعمال اليوم الأول لمعالي الأمين العام للمنظمة، ولمعالي ممثل الشؤون الدينية الماليزي، على أن يرافق الممثلَ الماليزيَّ بالشرح والتنوير له لكل ما يطلبه إلى حين مغادرته.
• أن يتولّى رئيس قسم الموسوعات والمعاجم توزيع السيرة الذاتيّة المُدرَجة في الموسوعة للأعضاء والخبراء لإبداء ملاحظاتهم النهائية عليها؛ لاعتمادها في الصورة النهائية.
• السعي العاجل لإعداد ستة (٦) من النسَخ الفاخرة، تشمل أربعة نسَخ باللغة العربية، ونسخة باللغة الإنجليزية للضيف الماليزي، ونسخة باللغة الفرنسية لمعالي أمين عام المنظمة من كتاب القرارات في طبعته الأخيرة.

• السعي في أن يتم إدراج فقرة ضمن فقرات جدول الأعمال الختامي تحتوي على تكريم الرَّعِيل الأول من الأعضاء الممثِّلين لدوَلهم المؤسِّسين للمجمع، وكذلك الرعيل المُسانِد من الموظفين.

• أن يتولّى رئيس قسم الندوات والمؤتمرات جميع أعمال السكرتارية والطباعة لأعمال الدورة، فيما يخص طباعة مقترحات لجان الصياغة والتوصيات، ثم الطباعة النهائية للتوصيات، والبيانات، والبرقيات، وغيرها من متطلبات أعمال الطباعة الأخرى.

• العمل على متابعة التحديثات لجميع المعلومات المُدرَجة على موقع المجمع من قِبَل رئيس قسم الترجمة، أما فيما يتعلق بالجوانب التقنية، فتُترَك لرئيس قسم الإعلام وتقنية المعلومات ليقوم بإجراءات التعديلات المطلوبة عليها.